Kreatywnie i skutecznie, czyli o planowaniu spotkań

Jednym z najbardziej dokuczliwych problemów, z którymi borykają się menedżerowie, jest uczestnictwo w niekończących się spotkaniach, zwłaszcza gdy dany problem można by rozwiązać w wyniku krótkiej, konstruktywnej i rzeczowej rozmowy. Stąd też guru biznesu dają dobrą radę: "Spójrz na swój kalendarz i skróć spotkanie." A dokładniej – jeśli masz godzinne spotkanie, skróć je do 30 minut, a jeśli masz 30 minut, ogranicz je do 15.

Ta rada świetnie sprawdza się w kulturze Zachodu, gdzie popularne jest powiedzenie "czas to pieniądz", ale jak to zastosować w kulturach, gdzie normą jest nieco bardziej elastyczne podejście do czasu? W wielu krajach, w tym w Polsce, notoryczne spóźnianie się na spotkania to nic nadzwyczajnego. Często merytoryczna część spotkania zaczyna się po przybyciu kluczowych uczestników na salę lub do wirtualnego pokoju. Brzmi znajomo???

Jak zatem rozwiązać ten problem w sposób uprzejmy, a jednocześnie efektywnie oszczędzający czas?

Z mojego doświadczenia menedżerskiego mogę powiedzieć, że najskuteczniejsze jest jasne określenie celu danego spotkania, aby wszyscy uczestnicy dokładnie wiedzieli, po co się spotykamy i co ma być efektem tego spotkania. Jakie nas obowiązują terminy i kto jest odpowiedzialny za jakie zadania.

Jeśli działamy pod presją czasu, konieczne jest zaplanowanie konkretnej agendy, aby każdy dokładnie wiedział, o jakich tematach będziemy rozmawiać. Unikaj spotkań bez przygotowania – spotkania bez jasnego planu to najczęstsza przyczyna ich wydłużania i nieefektywności. Im lepiej przygotowani są uczestnicy, tym szybciej i sprawniej przebiega spotkanie.

Niekończące się i wydłużające się spotkania często wynikają z ich złego zaplanowania. Jeśli agenda spotkania jest przeładowana różnymi tematami, a dodatkowo pojawiają się mówcy o oratorskich zapędach, możemy zapomnieć, że wszystkie tematy zostaną omówione w zaplanowanym czasie. W takim przypadku bardziej efektywne może być zaproponowanie, że pozostałe punkty programu zostaną uzgodnione drogą korespondencyjną. To też dobre rozwiązanie, zwłaszcza jeśli można przekazać argumentację drogą mailową i na jej podstawie podjąć decyzje w trybie obiegowym, w przypadku gdy decyzje muszą być podjęte kolektywnie.

Bardzo ważne jest także podsumowanie decyzji podjętych podczas spotkania i rozesłanie ich do zainteresowanych osób. Może to nie jest najbardziej kreatywne rozwiązanie, ale warto na początku zastosować coś, co jest po prostu racjonalne. Dodatkowo, warto po zakończeniu spotkania dać uczestnikom możliwość wyrażenia swoich opinii na temat jego efektywności.